Praxisbeispiel: Betriebsabläufe mit WhatsApp organisieren

Dirk Ludwig

Vergangenes Jahr begann Dirk Ludwig, die Bestellungen seiner Mitarbeiter nicht mehr auf Zuruf oder Papier entgegenzunehmen, sondern nur noch per WhatsApp. Alle Beteiligten stattete er vorab mit einem Diensthandy aus, auf dem nur die internen Nummern gespeichert sind. In einer WhatsApp Gruppe erstellen seine Mitarbeiter einen Einkaufszettel, der, an einem Ort gebündelt, vollständig und mobil aufrufbar ist. Selbst wenn er beim Großhändler am Regal steht, können seine Mitarbeiter ihm immer noch schreiben was fehlt. Da sein Team zu jeder Zeit über den aktuellen Bestellstatus Bescheid weiss, wird nun nichts mehr doppelt und dreifach bestellt. Eine deutliche Erleichterung und echte Kostenersparnis.

Der Erfolg und die Effizienz motivierten Dirk Ludwig dazu, den Messenger auch in anderen Arbeitsbereichen seines 35-Mann-Betriebs einzusetzen. Für die Arbeitsbereiche Sicherheit, Umweltschutz, Arbeitssicherheit, Qualitätssicherheit und Hygiene richtete Ludwig jeweils eine WhatsApp Gruppe ein. Wenn die Fachkraft für Arbeitssicherheit jetzt einen losen Stecker entdeckt, fotografiert sie die Stelle und schickt das Bild anschließend in die Gruppe. Da der Hausmeister ebenfalls zur WhatsApp-Gruppe gehört, weiss er sofort über den Schaden bescheid und kann ihn beheben. Ein Foto der reparierten Stelle bestätigt allen Beteiligten: Thema erledigt! Der Beweis wird quasi mit dem Foto gleich mitgeliefert. Kleiner Nebeneffekt: alle Vorgänge sind gleich dokumentiert und archiviert. Der Zeitstempel macht die Vorgänge zudem zeitlich und chronologisch nachvollziehbar.

Gerade ein Metzgereibetrieb muss unglaublich viel dokumentieren. Den Großteil seiner Unterlagen muss Dirk Ludwig mindestens zwei Jahre aufbewahren. Mit WhatsApp web ist es ihm möglich, sämtliche Nachrichten direkt am PC zu bearbeiten. Seinen Dokumentations- und Archivierungsaufwand konnte er damit in einigen Bereichen um bis zu 90 Prozent reduzieren.